Comment fonctionne le télétravail et comment le mettre en place ?

Ressources humaines
Comment fonctionne le télétravail et comment le mettre en place ?

Le télétravail est une méthode de travail alternative qui englobe toute mission réalisable dans les locaux de l’employeur mais accomplie par un salarié dans un autre lieu grâce à l’usage des nouvelles technologies.
S’il peut faire rêver, le télétravail est régulièrement mal interprété que ce soit par les employés ou les salariés. Vous souhaitez en savoir plus sur le sujet ? L'instaurer dans votre société ?
Tour d’horizon d’un esprit d’entreprise bien singulier !

Dans cet article

Télétravail et travail à domicile : ne pas les confondre

La première chose à mettre au clair avant d’aller plus loin est de mettre fin à l’idée reçue selon laquelle le télétravail est identique au travail à domicile. Voici les explications qui devraient vous permettre d’y voir plus clair.

Spécificités du télétravail

La grosse différence à retenir entre les deux termes est à propos des personnes concernées.
Le télétravail est en effet une activité salariée de manière générale. C’est à dire que vous êtes employé au sein d’une entreprise avec des missions qui vous sont confiées par la hiérarchie.
Voyez le télétravail comme un emploi “normal” : il y a un contrat de travail et une rémunération pour l’accomplissement de vos objectifs.
Le seul changement, c’est que vous n’êtes pas physiquement présent dans les bureaux de l’entreprise : chez vous, dans un espace de travail collaboratif… Peu importe, tant que vous êtes en mesure de travailler dans de bonnes conditions et pouvez communiquer via mail, téléphone, visioconférences ou encore système de messagerie instantanée.

Caractéristiques du travail à domicile

Le gros changement par rapport au télétravail est que le travail à domicile concerne les entrepreneurs indépendants. En tant que travailleur indépendant, vous n’avez de comptes à rendre qu’à vous-même, et les seules objectifs qui existent sont ceux que vous vous fixez. En tant que travailleur à domicile, vous êtes donc à votre propre compte (et généralement seul mais pas forcément).
Ici pas de contrat de travail ou de salaire déterminés : vous êtes votre propre patron et c’est vous seul qui choisissez votre rythme de travail ou encore le salaire que vous vous octroyez.
Plus simplement, vous êtes un travailleur dit “freelance” qui vend des produits ou des services à d'autres entreprises.

Les différences à retenir

  • En tant que travailleur à domicile, vous n’avez pas de minimum de retraite garanti ni d’indemnités de chômage. Le télétravailleur lui, en bénéficie.

  • En tant que travailleur à domicile, vous décidez vous-même de la période et durée de vos congés. Le télétravailleur est pour sa part moins libre dans ses mouvements mais a droit aux congés payés, contrairement au “freelance”.

  • Un travailleur à domicile va toucher l’intégralité des bénéfices de son travail quand le télétravailleur salarié n’en percevra qu’une part plus ou moins importante.

L’idée est donc que vous compreniez bien les différences qui distinguent les deux termes évoqués dans cette partie afin que nous puissions aborder celui qui nous importe dans cet article avec plus de clarté : le télétravail.

Télétravail : les avantages à retenir

Comment mettre en place le télétravail

Maintenant que la notion de télétravail en France est plus claire, il est possible que vous vous demandiez si mettre en place ce système dans votre entreprise est pertinent ou non. Le plus objectivement possible, nous allons donc décortiquer pour vous les points importants à retenir.

Au niveau des avantages, il est vrai que le télétravail paraît être idyllique, et que plusieurs éléments sont vraiment intéressants, que ce soit pour vous en tant que dirigeant ou pour vos employés.

Avantages pour l’entreprise

Réduction des charges

Une ou plusieurs personnes en moins dans l’entreprise peut(vent) faire la différence au niveau des frais. Moins vous aurez de présence physique dans les locaux, plus vos charges telles que l'électricité, le matériel ou les loyers vont diminuer.
D’ailleurs, si vous anticipez suffisamment la chose, vous pouvez même choisir vos nouveaux locaux en fonction du nombre de salariés opérant en télétravail : ces économies vont ainsi pouvoir être conservées ou alors être réinjectées afin d’améliorer l’entreprise : budget marketing en hausse, acquisition d’un outil professionnel performant… et le tout sans avoir à licencier !

Gain de temps au niveau du management

Vos employés loin du bureau vont devoir s’organiser par eux-même, puisque vous n’aurez probablement pas autant besoin de vous entretenir avec eux. Ainsi, moins de temps sera dépensé en management puisque le télétravail fait appel à l’autonomie des salariés. Et comme on dit, le temps c’est de l’argent.

Embauche de profils qualifiés distants

Vous vous souvenez de la dernière candidature que vous avez reçu ? Une personne très qualifiée et vraiment expérimentée pour le poste que vous recherchiez ? Motivée et à la recherche d’un emploi lui permettant de déployer son plein potentiel, mais vous n’avez pas pu donner suite à sa demande : habitant loin, elle ne pouvait pas venir physiquement dans vos locaux.  
Offrir la possibilité de faire du télétravail est une vraie force puisque de plus en plus de personnes cherchent à mieux concilier le côté “travail” avec le côté “personnel”.
En montrant que vous êtes à l’écoute des problématiques d’aujourd’hui, il est probable que les candidatures soient nombreuses et qualifiées.

Réduction de l’absentéisme

Un autre bienfait du télétravail assez méconnu est la baisse de l’absentéisme. En effet, il a été observé une diminution du phénomène de l’ordre de 20% pour les télétravailleurs, ce qui n’est pas négligeable quand on sait les coûts occasionnés par les arrêts maladie ou autres.

Avantages pour les employés

Plus d’autonomie

Entre être au bureau de 9h à 12h puis de 14h à 19h et rester chez soi en organisant son temps de travail à peu près librement, il y a fort à parier que le plupart des employés auraient vite choisi. En étant plus indépendants, ils ont également une plus grande souplesse vis-à-vis de leur famille, loisirs…
Attention cependant, avant de laisser un employé s’adonner au télétravail, nous vous conseillons quand-même de poser un cadre minimum en accord avec lui, afin que son manager ou vous-même soyiez capable de mesurer les résultats de son travail assez régulièrement.

Gain de temps

Le temps perdu dans les transports est relativement élevé, surtout en région parisienne : voiture, métro, bus… Généralement, ce sont des périodes “mortes” dans la journée. Et c’est du temps qui pourrait être utilisé à meilleur escient. En enlevant par exemple ses deux heures de transport par jour à un employé, il aura plus de liberté pour décaler sa journée de travail. Cela lui permettra d’aller chercher ses enfants à l’école ou de s’adonner à une passion avec plus de facilité par exemple.
De votre côté, sachez que, selon une étude menée par l’Ifop en 2017, des horaires plus souples et la possibilité de faire du télétravail sont des facteurs de bien-être au travail majeurs pour 43% des sondés.

Stress et fatigue réduits

Être bloqué dans les embouteillages pendant de longues minutes, rien de tel pour être stressé dès le matin. Ajoutons à cela un lieu de travail lointain et vous obtenez de la fatigue supplémentaire. Combinez les deux et vous avez un employé moins productif. En le laissant travailler de chez lui, il aura plus de temps pour récupérer, pas de transports facteurs de stress et d’énervement, et un cadre de travail peut-être plus agréable et propice au travail.

Productivité

Tous ces avantages ont une conséquence majeure : l’augmentation d'environ 22% de la productivité des travailleurs, selon une étude initiée par le ministère chargé de l’industrie, de l’énergie et de l'économie numérique. On voit donc que cet esprit d’entreprise très prisé aujourd’hui a effectivement de quoi faire rêver sur certains aspects. D’ailleurs, le nombre de télétravailleurs est en constante augmentation depuis plusieurs années, et concerne aujourd’hui plus de 12% des salariés français, toujours selon la même étude.
Mais si nous avons dans cette partie dressé un portrait doré du télétravail, rien n’est jamais parfait, et quelques inconvénients (ou points de vigilance tout du moins) sont à prendre en considération dans votre réflexion.

Les inconvénients et limites du télétravail

Comment fonctionne le télétravail ?

Isolement potentiel

Rester travailler seul, cela à des avantages, mais attention. Un salarié qui reste chez lui toute la semaine peut vite devenir pesant pour lui : peu ou plus d’interactions avec ses collègues, investissement dans la vie de l’entreprise réduit au strict minimum formel… ll faut évidemment prendre en compte la personnalité du salarié, mais limiter la durée de télétravail à 2 ou 3 jours par semaine est un équilibre qui a fait ses preuves.
Sur la base de ce compromis, l’employé peut ainsi rester dans l’ambiance de l’entreprise, assister aux réunions ou “brainstormings” importants.

Concentration plus difficile et tentations accrues

Encore une fois, c’est un point à examiner au cas par cas. Mais globalement, mélanger l’activité professionnelle au lieu de vie personnel peut-être un facteur de non-productivité pour certains employés : la procrastination, la tentation d’aller faire autre chose puisque personne n’est là pour les surveiller ou même un travail de qualité moindre à cause des nombreuses sollicitations externes.
Certaines personnes sont naturellement plus efficaces au bureau par exemple. Si vous souhaitez autoriser le télétravail à un de vos salariés mais que vous avez des craintes sur ce sujet, discutez avec lui en amont de votre prise de décision : quelles sont ses motivations, est t-il à l’aise en dehors du cadre de travail ?
Du reste, vous pouvez établir avec lui un tableau d'indicateurs de performance (KPI) et d’objectifs à remplir. Ainsi, vous pourrez consulter régulièrement son travail et mesurer sa performance sur la durée.

Un mode de travail qui ne correspond pas à tous les secteurs d’activité

Dernier élément de cette liste, il n’en est pas moins crucial pour déterminer si oui ou non, le télétravail est pertinent pour votre entreprise ou un salarié en particulier.

Dans un premier temps, soyez conscients des missions dont est chargé votre employé : un métier qui demande d’être régulièrement au contact des gens ne correspondra donc pas forcément (le secteur de la RH par exemple).

Qui dit télétravail dit mission à accomplir en dehors des locaux. Et qui dit mission à accomplir dit outils de travail. Selon les tâches dont est en charge votre employé, ses besoins ne seront pas forcément les mêmes : un ordinateur est généralement l’outil “universel”, mais il peut y avoir des demandes supplémentaires. Soyez-donc au fait de ce dont vos télétravailleurs auront besoin.

Comment mettre en place le télétravail dans son entreprise ?

Connaître les avantages et inconvénients du télétravail c’est bien, mais savoir comment le mettre en place si vous êtes intéressé, c’est mieux.
Dans cette partie, nous vous donnons quelques éléments de fond pour que vous puissiez avancer le plus sereinement possible, avec méthodologie et calme. Vous pourrez retrouver toutes les informations sur la législation du télétravail dans cet article.

 Avantages et inconvénients du télétravail

Etape 1 : discuter avec les salariés

Si des employés demandent à pouvoir opérer en télétravail, sachez que vous pouvez également mettre en avant cette idée.
D’un côté vous êtes en mesure de refuser la requête d’une personne si vous estimez que ce n’est pas pertinent ; en revanche vous devez justifier votre réponse après du salarié concerné.
Par contre, si vous faites la proposition, sachez qu’il est également possible à vos équipes de répondre par la négative (sauf en cas de force majeure, comme des intempéries ou une épidémie où vous êtes en mesure d’imposer le télétravail de manière ponctuelle).
Une fois que vous avez identifié les personnes qui vous paraissent éligibles, il va falloir déterminer si elles seront en télétravail total ou partiel : dans le premier cas la personne travaille presque uniquement chez elle et ne se rend dans les locaux qu’en cas de nécessité. Dans le second, vous déciderez des jours et présence et de jours de télétravail en fonction des besoins et objectifs de chacun.

Etape 2 : Entériner l’accord

Une fois que vous savez quels sont les employés qui vont travailler à distance, vous devez mettre en place un accord collectif qui encadre la pratique du télétravail pour les employés.
S’il fait défaut, il vous est possible de passer un accord écrit avec le salarié concerné, mais uniquement pour du télétravail occasionnel.

Une fois que tout est en ordre, il vous est possible de mettre en place une période d’essai de 3 mois au télétravail, au cours de laquelle vous (ainsi que l’employé concerné) pourrez analyser l’évolution de la situation.

Etape 3 : Penser aux bonnes pratiques et respecter vos obligations

Dans le cadre de la mise en place du télétravail, plusieur éléments sont à garder en tête : en effet, les gérants d’entreprises peuvent rencontrer des difficultés à conserver la culture d’entreprise indemne, et parfois ne sont pas au courant des obligations qu’ils ont.

  • Un “télétravailleur” a exactement les mêmes droits qu’un salarié dans les locaux de l’entreprise : salaire identique, droit de vote…

  • Si un télétravailleur réalise des semaines de plus de 35 ou 39 heures, il a le droit de demander la rémunération des heures supplémentaires.

  • En tant qu’employeur, vous n’êtes pas obligé de mettre à disposition du télétravailleur tout le matériel (PC, imprimantes..), ni les logiciels. En revanche, que ce soit dans l’accord collectif ou l’accord écrit avec un employé en particulier, vous pouvez décider de prendre en charge certains éléments (ce qui est globalement apprécié !).

  • Essayez de garder un contact régulier ! Planifier des réunions régulièrement auxquelles tout le monde se rend “physiquement”, proposer des sorties d’entreprises… Tous les moyens sont bons pour ne pas laisser les télétravailleurs complètement isolés. Et puis avouez que c’est quand même plus convivial de voir vos employés de temps en temps !

  • Les rencontres physiques c’est bien, mais posséder des outils de travail collaboratifs au quotidien c’est également important. Messagerie instantanée, partage de fichiers… En plus de faciliter le travail des “expatriés”, vous pouvez échanger avec eux de temps à autre sans forcément avoir besoin des mails ou du téléphone.

  • Accordez une importance toute particulière à la protection des données. En dehors des locaux, il est plus facile que des informations confidentielles  se retrouvent dans la nature. Aussi, ne lésinez pas sur les moyens et choisissez des solutions qui permettent à vos employés distants de pouvoir faire transiter l'information en toute sécurité.

En conclusion

Encore peu développé en France, le télétravail est toutefois de plus en plus prisé par les salariés à la recherche d’un meilleur confort de vie : souplesse des horaires, baisse de stress et hausse de productivité dans certains cas… Maintenant que vous en savez plus sur cette tendance de travail bien particulière, à vous de décider si votre entreprise est prête pour ce mode fonctionnement atypique !

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