Recouvrement amiable de créances et d'impayés : Définition

Gestion - Finances
Recouvrement amiable de créances et d'impayés : Définition

Le recouvrement amiable désigne toutes les démarches non judiciaires qu’une entreprise met en place dans le but de recouvrer une créance, c’est-à-dire une somme d’argent dûe par un client.

Il est courant d’accorder des délais de paiement à ses clients : la durée de ce délai est précisée sur la facture établie qui indique à la fois la date de son émission et la date de paiement prévue, que le client s’engage à respecter en acceptant la facture. Cependant, si le règlement attendu n’est toujours pas effectué à la date d’échéance de la facture, le créancier (c’est-à-dire l’émetteur de la facture) peut lancer une procédure de recouvrement.

C’est ainsi que l’on nomme la démarche par laquelle un créancier va chercher à obtenir de son débiteur l’acquittement de la dette contractée : elle peut notamment inclure des procédures judiciaires et l’intervention d’un huissier de justice.

Le recouvrement amiable désigne donc quant à elle l’ensemble des décisions non judiciaires qu’une entreprise peut prendre pour recouvrer une créance.

Quand recourir au recouvrement amiable ?

Lorsqu’une entreprise adresse une facture à un client, elle doit obligatoirement inclure une date de paiement. Accorder des délais de règlement à ses clients (30, 45 ou 60 jours) est une pratique répandue qui permet notamment à des petites entreprises de ne pas se retrouver en cessation de paiement. Il peut cependant arriver qu’un client n’ai toujours pas fait parvenir son règlement une fois l’échéance arrivée à terme : c’est dans ce type de situation que l’entreprise peut envisager un recouvrement amiable.

En effet, une absence de paiement de la part d’un client peut être due à une erreur de saisie, un découvert passager ou même un simple oubli. Avant d’engager des poursuites judiciaires, le recouvrement amiable permet au créancier de rappeler à son débiteur de façon courtoise la dette qu’il a envers lui.

Quels moyens utiliser pour un recouvrement amiable ?

1. La lettre de relance

La lettre de relance est la forme privilégiée du recouvrement amiable. Elle consiste à envoyer un courrier, de préférence recommandé avec accusé de réception, dont l’objectif est de rappeler au client la dette qu’il a contracté auprès de l’entreprise. Ecrire une lettre de relance n’est pas un exercice compliqué, il suffit d’y mentionner les références essentielles de la facture en question : dates clés, montant, numéro de facture, ainsi qu’une photocopie de la facture jointe au courrier. Il est également possible de faire parvenir ce message par courrier électronique, mais son efficacité sera moindre.

2. L’appel téléphonique

Si une relation professionnelle existe déjà entre le dirigeant de l’entreprise et le débiteur, un simple appel téléphonique peut suffire pour un recouvrement amiable. Le dialogue de vive voix est toujours préférable et permet de mettre de côté ou au contraire de confirmer tout soupçon de mauvaise foi de la part du client.

3. La visite

Si la lettre de relance ou l’appel téléphonique n’ont pas reçu de réponses tangibles, un déplacement et une visite en personne dans les locaux du débiteur peuvent être décisifs. Si l’absence de paiement de la part du client est due à une simple erreur humaine ou informatique par exemple, rencontrer le débiteur en personne pour discuter de la situation permet de s’assurer de son honnêteté. Un refus de rendez-vous peut être au contraire mauvais signe et peut présager l’emploi d’autres méthodes de recouvrement.

Remarque : une visite en personne prend du temps et peut être plus onéreuse qu’un courrier ou un appel téléphonique, la créance en question doit donc être suffisamment importante pour justifier un déplacement.

4. Le recours à un huissier de justice

Il est possible de faire appel à un huissier de justice dans le cadre d’un recouvrement amiable. Un huissier est en effet capable de produire une sommation de payer : il s’agit d’un courrier similaire à la lettre de relance qui présente en plus le cachet de l’huissier en question. Cette démarche est toujours considérée comme “amiable” car elle n’implique pas de procédure judiciaire particulière. Elle permet cependant de bénéficier de la crédibilité d’un huissier de justice, ce qui peut suffire à inciter le débiteur à s’acquitter de sa dette, même si cela implique des coûts supplémentaires (sous la forme de frais d’huissier).

5. La société de recouvrement

Une société de recouvrement est un organisme privé auquel une entreprise peut s’adresser afin de lui confier la tâche de recouvrer une créance auprès de son débiteur contre le paiement d’une commission. Avoir recours à ce type de société est coûteux et une société de recouvrement dispose des mêmes moyens pour recouvrer une créance que l’entreprise qui l’a engagée. Autrement dit, cela permet principalement de se recentrer sur son coeur de métier en déléguant les tâches de recouvrement à un prestataire externe.

6. Quelques indications

Maintenir un ton courtois mais ferme au cours d’un recouvrement amiable est essentiel. En effet, cette démarche représente la première étape de la procédure de recouvrement qui peut, selon les cas, aller jusqu’à se solder devant un juge de tribunal de commerce. A cette fin, il est toujours utile d’indiquer au débiteur les conséquences auxquelles il s’expose s’il ignore les relances ou refuse de s’acquitter de sa dette.

Il est également recommandé de conserver toutes les traces (physiques comme digitales) des différentes relances effectuées par l’entreprise, qui pourront par la suite servir de preuves matérielles en cas de procédures judiciaires.

Quels moyens utiliser si ces démarches ne suffisent pas ?

Il est possible que les différentes formes de relances listées ci-dessus ne suffisent pas pour recouvrer une créance. L’entreprise peut alors décider de recourir à une procédure judiciaire pour obtenir un paiement de la part de son débiteur : injonction de payer, assignation au fond, référé-provision … Pour obtenir gain de cause, ces procédures doivent se solder par l’obtention d’un titre exécutoire qui oblige légalement le débiteur à verser le montant de la somme dûe.

Ces options sont cependant à envisager avec précaution : une procédure judiciaire est longue et coûteuse. Il faut donc s’assurer que la créance en question est réellement essentielle à recouvrer pour l’entreprise et justifier un recours devant un tribunal de commerce.

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